Методы, используемые на предприятии ОАО «Архангельский морской торговый порт»

- требование Общества к контрагенту-должнику;

- расчет суммы претензии, если заявлено требование об уплате денежных средств (основной долг и штрафные санкции указываются раздельно);

- ссылку на доказательства, подтверждающие обоснованность требований;

- ссылку на нормативные право вые акты, обосновывающие заявленные требования;

- предложения относительно вариантов урегулирования спора;

- срок для ответа на претензию;

- перечень прилагаемых документов.

Подписание претензии производится руководителем Ответственного подразделения или исполнителем на основании Положения или доверенности, содержащей соответствующие полномочия.

Подписанная претензия с прилагаемыми к ней материалами вручается адресату (с проставлением на втором экземпляре данных о получившем лице (Ф.И.О. должность)) или отправляется адресату заказным письмом.

В случае направления претензии с уведомлением о вручении, полученное уведомление о вручении заказного письма с соответствующей отметкой приобщается к материалам претензионной работы [13].

В случае признания контрагентом-должником предъявленных к нему требований, ведение дальнейшей работы с контрагентом-должником производится Ответственным подразделением. В случае полного или частичного отклонения контрагентом-должником требований, содержащихся в претензии Общества, а также в случае неполучения ответа на претензию в срок, указанный в претензии, вопрос Q необходимости предъявления в судебные органы искового заявления (заявления) решается Генеральным директором по представлению юридического отдела.

У чет предъявляемых Обществом претензий ведется Ответственным подразделением/Ответственным исполнителем в соответствии с установленной номенклатурой дел. Ответственное подразделение/Ответственный исполнитель представляет функциональному директору и главному бухгалтеру отчетные данные о предъявленных и не исполненных на последнюю дату каждого месяца претензиях;

б) рассмотрение претензий

Контроль надлежащего исполнения Обществом своих обязательств осуществляется Ответственным подразделением.

Работа с претензиями, предъявленными Обществу (в том числе отказы по счетам, споры из трудовых отношений), осуществляется Ответственным подразделением совместно с юридическим и (или) коммерческим отделами. В сфере претензионной работы к компетенции коммерческого отдела относится случаи, предусмотренные Общими и специальными правилами перевозки грузов 4-М (РД 31.10.09-89 Правила ведомственного расследования производственного брака по случаям несохранности и несвоевременной доставки грузов). [15]

Подразделение-исполнитель или Ответственное подразделение в течение трех рабочих дней с даты получения претензии направляет через административно-хозяйственный отдел Общества в юридический или коммерческий отдел следующие документы:

- копию предъявленной претензии;

- проект ответа на претензию;

- обосновывающие документы.

В случае недостаточности представленных обосновывающих документов для рассмотрения вопроса о правомерности предъявленных контрагентом-кредитором требований, а также для подготовки ответа на претензию,

Ответственное подразделение не позднее пяти рабочих дней с момента получения соответствующего запроса юридического или коммерческого отдела представляет дополнительные документы.

Юридический или коммерческий отдел рассматривает полученные документы в течение пяти рабочих дней с момента их получения и по результатам рассмотрения направляет в Ответственное подразделение:

- заключение по вопросу о правомерности требований контрагента-кредитора;

- согласованный (завизированный) проект ответа на претензию либо замечания, предложения и возражения по проекту ответа на претензию;

- рекомендации относительно целесообразности направления ответа на предъявленную претензию.

В случае предоставления юридическим отделом заключения о правомерности требований, изложенных в претензии, дальнейшее урегулирование взаимоотношений с контрагентом-кредитором относится к компетенции Ответственного подразделения.

В случае предоставления юридическим отделом заключения о нецелесообразности ответа на претензию, принятие решения по вопросу о направлении ответа на претензию производится Генеральным директором.

Проект ответа на претензию, доработанный Ответственным подразделением с учетом замечаний и предложений юридического или коммерческого отдела, подлежит направлению в юридический отдел на визирование.

При отсутствии замечаний к проекту ответа на претензию юридический отдел визирует проект ответа на претензию в течение двух рабочих дней с даты его поступления. В случае наличия замечаний к проекту ответа на претензию, он подлежит возвращению в Ответственное подразделение на доработку. В случае принятия решения о направлении Обществом ответа на предъявленную претензию, ответ должен содержать:

- при полном или частичном признании требований, предъявленных в претензии, указание на объем признанных требований (по требованиям, подлежащим денежной оценке - признанную сумму) и предложения по урегулированию спора в добровольном порядке (в том числе предложения о порядке и сроке погашения задолженности - по спорам, связанным с взысканием задолженности);