Методы, используемые на предприятии ОАО «Архангельский морской торговый порт»
Для написания данного подраздела необходимо использовать рабочую инструкцию «Порядок проведения претензионно-исковой работы в ОАО «АМТП»».
а) предъявление претензий
Предъявление Обществом претензий может осуществляться при контроле ненадлежащего исполнении обязательств из договора, при причинении ущерба Обществу, а так же в иных случаях из установленных видов деятельности соответствующих подразделений.
Контроль надлежащего исполнения обязательств из договора осуществляется Подразделением-исполнителем, Ответственным подразделением Общества, в соответствии Положением «О договорной работе ОАО «Архангельский морской торговый порт».
Особенности проведения претензионной работы при контроле погашения дебиторской задолженности.
Первичными мероприятиями, проводимыми Подразделением-исполнителем является:
- направление контрагенту письма по истечении половины предусмотренного договором срока оплаты с напоминанием о необходимости своевременного исполнения обязательств;
- направление контрагенту претензии по истечении предусмотренного договором срока оплаты, либо в случае отсутствии такового - по истечении семидневного срока, с момента вручения (отправки заказным почтовым отправлением) счета дебитору.
- по истечении предусмотренного договором срока оплаты, либо в случае отсутствии такового - по истечении семидневного срока, с момента вручения (отправки) счета контрагенту выполнение работ (оказание услуг) Подразделением-исполнителем контрагенту приостанавливается. Возобновление указанных операций производится с письменного разрешения генерального или директора коммерческого. [11]
По истечении одного месяца с момента возникновения дебиторской задолженности все документы передаются Подразделением-исполнителем в финансовый отдел. При этом пакет документов должен содержать:
- счета и доказательства их отправки (получения) контрагентом;
- доверенности лиц, уполномоченных контрагентом на совершение соответствующих действий;
- заявки (поручения) контрагента;
- документы (акты), подтверждающие прием груза портом;
- документы (акты) подтверждающие выполнение грузовых (транспортных) и/или связанных с ними операций;
- документы (акты), подтверждающие выдачу груза портом;
- расчет стоимости хранения (ведомости хранения);
- расчет стоимости выполненных работ (оказанных услуг)
- письма (в предусмотренных случаях), претензии, направленные в адрес контрагенту с доказательствами их отправки (получения) контрагенту.
- другие документы, связанные с взысканием задолженности.
Мероприятия, проводимые финансовым отделом:
- сверка расчетов с клиентом, включающая подготовку акта сверки и направление (вручение) его контрагенту.
- про ведение переговоров об уплате долга в добровольном порядке. При этом наряду с отсрочкой платежа, возможны иные способы исполнения обязательств - отступное, новация, зачет встречных однородных требований и другое.
Мероприятия, проводимые бухгалтерией:
- в срок до 30 числа месяца, следующего за отчетным предоставлять в финансовый отдел данные по выданным авансам, займам, переплатам и прочей дебиторской задолженностью.
В случае если вышеуказанные мероприятия не привели к погашению дебиторской задолженности материалы претензионной работы передаются финансовым отделом в юридический отдел для обращения в судебные органы.
Ответственность за предъявление претензии в остальных случаях, в том числе, когда обязательный претензионный порядок урегулирования споров предусмотрен нормативными правовыми актами или договором, а также за соблюдение установленных сроков на предъявление претензии лежит на Ответственном подразделении. [12]
Ответственное подразделение, принявшее решение о предъявлении претензии контрагенту-должнику направляет в юридический отдел следующие документы:
- проект претензии;
- обосновывающие документы.
Во всех случаях при недостаточности представленных документов и сведений для работы над проектом претензии юридический отдел вправе запросить дополнительные документы и информацию у Ответственного подразделения или Подразделения-исполнителя, руководитель которого несет ответственность за полноту и достоверность представленных сведений и документов.
Юридический отдел рассматривает полученные документы в течение пяти рабочих дней с момента их получения и по результатам рассмотрения направляет в Ответственное подразделение:
- заключение о правомерности требований, планируемых к заявлению в претензии;
- согласованный (завизированный) проект претензии либо замечания, предложения и возражения по проекту претензии;
- рекомендации относительно целесообразности направления претензии контрагенту-должнику.
В случае предоставления юридическим отделом заключения о неправомерности требований, планируемых к заявлению в претензии, предъявление претензии контрагенту не производится.
В случае предоставления юридическим отделом заключения о нецелесообразности направления претензии к контрагенту, решение по вопросу о направлении претензии принимается Генеральным директором. Проект претензии, доработанный Ответственным подразделением с учетом замечаний и предложений, подлежит направлению в юридический отдел на визирование. [14] При отсутствии замечаний к доработанному проекту претензии юридический отдел в течение двух рабочих дней с даты поступления проекта визирует его и с приложением обосновывающих документов возвращает в Ответственное подразделение. В случае наличия замечаний к проекту претензии, он подлежит возврату в Ответственное подразделение на доработку.В случае необходимости, по запросу Ответственного подразделения, юридический отдел подготавливает проект претензии. Проект претензии подготавливается в срок, не превышающий пяти рабочих дней с даты представления ответственным подразделением всех необходимых для подготовки претензии сведений и обосновывающих документов. Претензия, предъявляемая Обществом контрагенту, должна содержать: