Организация учета и оплаты за топливо в ОАО «Северное морское пароходство»

Групповой инженер-диспетчер является ответственным за своевременность и правильность передачи данных для заказа топлива брокеру по бункеровкам Управления эксплуатации флота (УЭФ) исходя из условий выполнения рейса и с учетом дальнейшей работы судна в соответствии с заявкой капитана, картой технико- эксплуатационных нормативов. Брокер по бункеровкам УЭФ является ответственным за выбор оптимального порта бункеровки, за выбор поставщика и организацию доставки. Капитан, тем не менее, всегда отвечает за то, чтобы его судно имело достаточное количество бункера на борту для выполнения рейса.

При согласовании количества топлива с капитаном групповой инженер-диспетчер должен обращать внимание па снабжение судна оптимальным количеством топлива, то есть судно должно быть снабжено достаточным количеством топлива на весь рейс, до одного из портов захода в рейсе или до ближайшей бункерной базы после окончания выгрузки, исходя из максимальной загрузки судна, цен на топливо и во избежание замораживания средств.

Брокер по бункеровкам проводит анализ топливного рынка, посылая запрос 2-3 компаниям, и выбирает наилучший вариант бункеровки для судна. Выбор наилучшего варианта должен основываться исходя из следующего:

а) оставшийся запас топлива на судне;

б) необходимое количество топлива на рейс или необходимое количество топлива до первого предполагаемого места погрузки после окончания рейса;

в) предстоящие порты захода и транзитные порты бункеровки;

г) уровень цен на топливо в портах захода и транзитных портах бункеровки, включая стоимость судозахода и доставки топлива;

д) предпочтительные порты бункеровки (по информации оператора) для принятия максимально возможного количества груза в порту / портах погрузки, избежания задержек / простоев или сведение их к минимуму, а также с учетом возможного ограничения осадки в портах погрузки / выгрузки;

е) условия оплаты за полученное топливо;

ж) возможности совмещения заявок для получения наиболее низких цен при заказе большего количества топлива.

Выбрав наилучший вариант, брокер по бункеровкам согласовывает его с оператором, уточняет необходимое количество топлива с учетом штормового и мертвого запаса, продолжительности рейса, сезона года и соответствующего требуемым нормативам. Если бункерная компания выбрана, то брокер по бункеровкам фиксирует предложение на бункеровку и обеспечивает получение инструкции по бункеровке (при необходимости инструкции по заходу в порт бункеровки) и передачу ее групповому инженеру-диспетчеру.

Капитан судна с выходом из порта сообщает дату бункеровки, марку, количество топлива, на основании бункерных расписок, полученных судном, групповому инженеру-диспетчеру. Групповой инженер-диспетчер заносит данные в Ship Net - Position Book.

Брокер по бункеровкам УЭФ на основании полученной информации ведет учет в персональном компьютере по схеме - брокер / поставщик, название судна, порт бункеровки, дата бункеровки, марки топлива, количество, цены по маркам топлива, номер счета, дата счета, срок оплаты, дата платежа, сумма платежа. Также ведет учёт заказов, предоставляя, каждый понедельник, данные по заказу топлива, сумме подлежащей оплате, сумме задолженности, если имеется начальнику УЭФ, начальнику Финансово-экономического управления. Брокер по бункеровкам УЭФ ведет претензионную работу с поставщиками топлива, по вопросам, касающимся бункеровок.

Групповой инженер-диспетчер контролирует своевременное поступление счетов от агентов по дополнительным расходам. Брокер по бункеровкам УЭФ контролирует своевременное поступление счетов по топливу на основании учёта заказов, поступившие по факсу счета отдает на регистрацию в группу регистрации счетов. Групповой инженер-диспетчер по окончании рейса, но не позднее 6 числа месяца, следующего за отчетным, делает все корректировки по топливу в отношении количества топлива, цены и экстра расходов, готовит и передает Bunker Calculation бухгалтеру по расходам и доходам группы по окончанию рейса. Групповой инженер-диспетчер при получении и акцепте счетов на бункер в окно свободного текста вносит № акцептованного счета (поставщик/входящий СМП-SАР), общую сумму с разбивкой на сумму по самому топливу (без НДС), сумму НДС, сумму экстра расходов в валюте документа, курс валюты, действующий на дату бункеровки, дату акцепта счетов. При занесении Экстра расходов связанных с бункеровками руководствуется следующими принципами: